Verktyg 9: Minirisk

MINIRISK ÄR ETT verktyg för projektledare att upptäcka och prioritera risker. Ordna ett grupparbete där uppgiften är att förutsäga så många risker ni kan komma på med en planerad förändring och prioritera sedan vilka risker ni ska ägna mest kraft åt att förebygga.

1. Förbered.

Någon i gruppen tar rollen som moderator för att leda övningen och välja ut vilka huvudfrågor gruppen ska tänka kring, lämpligast 1-3 stycken som är viktiga för det aktuella projektet. Frågorna skrivs upp väl synliga på en tavla eller ett blädderblock. Exempel på vanliga frågor:

• Vad kan göra att projektet inte blir klart i tid?

• Vad kan göra att kvaliteten på resultatet inte blir tillräckligt bra?

• Vad kan göra att kostnaderna blir större än vi tror?

2. Formulera risker.

Moderatorn hämtar in synpunkter och idéer kring huvudfrågorna i en kortare inledande diskussion. Sedan uppmanas alla deltagare att arbeta enskilt med att skriva ner så många risker de kan komma på som är kopplade till huvudfrågorna, hellre för många förslag än för få. Använd gärna rektangulära Post it-lappar som rymmer lagom många ord.

Var noga med att varje lapp börjar med orden "Det finns en risk att...". Meningar som är formulerade på något annat sätt visar sig ofta handla om andra saker än just risker.

3. Samla in.

Moderatorn känner av när idéerna börjar sina i gruppen och samlar då in Post it-lapparna, läser upp dem och ser till att alla har förstått dem. Oklara formuleringar tydliggörs och dubbletter läggs ihop under en gemensam formulering.

För att skapa överblick grupperar moderatorn riskerna i några olika kategorier som faller sig naturligt.

4. Prioritera.

Nu är det dags att prioritera de identifierade riskerna gemensamt. Två bedömningar görs för varje risk: sannolikhet och konsekvens.

Börja med att ange sannolikheten för att det som står på lappen ska inträffa med siffrorna 1-5, där 1 står för att det är mycket osannolikt och 5 för att det är högst troligt. Värdera därefter konsekvenserna av att risken skulle inträffa med samma skala, där 1 står för något obetydligt och 5 för mycket allvarliga eller katastrofala följder. (Några exakta skalor finns inte, utan bedömningarna görs från fall till fall.)

Nu ska prioriteringen räknas ut, vilket görs genom att multiplicera sannolikhetsvärdet med konsekvensvärdet för varje identifierad risk (3 x 2 = 6 i första exemplet). Se fler exempel i tabellen längst ner.

5. Hitta lösningar.

När ni är klara kommer ni att ha en tabell där sista kolumnen anger ett samlat riskvärde för varje identifierad risk. Nästa steg för gruppen blir att söka lösningar. Erfarenheten säger att de högst prioriterade riskerna bör angripas först, eftersom de med riskvärden under 12 ofta är påverkade av redan gjorda åtgärder mot de mer prioriterade riskerna.

Så här skulle det kunna se ut (exempel):