Ska några få gå före?

SISTA DELEN av förberedelsearbetet är den praktiska planeringen av hur innovationen ska genomföras och införlivas praktiskt i organisationen. Först ställs ni inför vägvalet att göra hela förändringen på en gång överallt eller att testa i liten skala i någon utvald del av verksamheten. Valet beror på vilket typ av förändring det är frågan om, men också graden av engagemang hos alla berörda.

Den indiske företagsledaren Vineet Nayar beskriver i sin bästsäljande managementbok "Employees first, customers second" från 2010 hur medarbetarna vid varje större förändringsprocess brukar falla in i någon av tre grupper: supportrar, motståndare och "staketsittare". Supportrarna är enkla att ha att göra med och motståndarna går att identifiera tydligt som dem som öppet motarbetar förändringen. Men staketsittarna är gruppen däremellan, de ljumma eller osäkra som inte har bestämt sig för på vilken sida de tänker sätta ner foten.

Enligt Nayar ska du som chef inte lägga för mycket kraft på att övertyga motståndarna, eftersom det knappast kommer att lyckas ändå. Lägg i stället krutet på staketsittarna, särskilt om de är många. De är deras val att bli antingen supportrar eller motståndare som kommer att antingen lyfta eller sänka ditt projekt.

Om tveksamheten bland dina medarbetare är stor och tilliten brister så kan ett pilotförsök vara ett klokt val. Några öppensinnade supportrar kan både känna sig utvalda och fungera som goda ambassadörer om de har får verkligt inflytande över experimentet. Om det å andra sidan finns en allmänt positiv nyfikenhet på förändringen kan det snarast väcka irritation om bara några utvalda får gå före och göra en pilot. I sådana lägen kan det vara bättre att engagera alla samtidigt.

Vad ni än väljer gäller det att utforma en rimligt detaljerad handlingsplan. Skapa en processkarta där det framgår tydligt vad som ska hända när och vem som ska göra vad, som en utökad planeringskalender. Beskriv alla nya arbetsmoment och glöm inte att samtidigt berätta vilka gamla rutiner och arbetssätt som ska överges. Välj en teknisk lösning där processkartan blir synlig och enkelt tillgänglig för alla, alltså på intranätet eller någon annan digital projektplattform.

Gör handlingsplaner och bygg strukturer för ansvarstagande, bemanning, utbildning, genomförande och kvalitetssäkring. Hur kommunicerar vi förändringen? Har vi fått de utfästelser vi behöver från våra viktigaste intressenter? Vilka andra ska involveras? Hur har vi förberett oss för att kunna mäta våra resultat? Och sist men inte minst: har vi avsatt tid så att vi hinner med allting?