Verktyg 11: Förväntningar och farhågor

Förväntningar och farhågor är ett enkelt men effektivt verktyg för att skapa öppenhet, delaktighet och förtroende i en grupp. Mest praktiskt är att använda blädderblocksblad och breda filtpennor.

Skriv rubriken "förväntningar" högst upp på det första blädderblocksbladet och be deltagarna att fritt föreslå vad de hoppas på för resultat av antingen det möte de sitter i just nu eller en mer långsiktig process som just är påbörjad. Om det finns en avvaktande stämning i rummet och du får in för få förslag så kan du uppmana deltagarna att först prata med varandra i smågrupper om tre eller fyra eller i par. Därefter ber du hela gruppen igen, vilket troligen ger bättre resultat.

När du har fyllt papperet och idéerna verkar uttömda övergår du till nästa blädderblocksblad med rubriken "farhågor". Nu är det dags att sätta ord på de negativa förväntningarna och lyfta fram dem i ljuset. Här är det kanske lätt att tro att övningen skapar negativ stämning och sänker engagemanget för förändringen, men den verkliga effekten blir den motsatta. Genom att visa som chef att du inte störs av eller blundar för den oro som faktiskt finns hos medarbetarna så skapar du trygghet i stället för att göda oron.

Var noga med att varken kommentera, bedöma, censurera eller tillrättalägga några av de förväntningar eller farhågor som kommer upp. Medarbetarna har rätt att uttrycka allt som rör sig i deras tankar.

Mycket är uppnått redan genom att du fäster alla ord på papper, som sedan ska tejpas upp och sitta väl synliga i det rum där ni arbetar. Men en minst lika viktig del av detta verktyg är uppföljningen. När mötet eller processen har kommit till sitt slut tar du fram blädderblocksbladen igen och går igenom punkt för punkt med gruppen. Använd gärna en grön och en röd filtpenna och stryk under de infriade förväntningarna med grönt och de icke infriade med rött. Gör samma sak med farhågorna.

Ställ gärna öppna frågor till gruppen om hur de tolkar sina egna tidigare förväntningar och farhågor. Det öppnar för alla att reflektera över resultatet tillsammans på ett sätt som leder längre än ett ytligt tyckande om vad som blev bra eller dåligt. Var beredd att ta på dig eget ansvar för farhågor som eventuellt slog in eller förväntningar som inte infriades, men erfarenheten säger att den absoluta merparten av all inledande oro visar sig vara ogrundad.