Aktivitet 5: Forma projektgruppen


Här är en checklista för saker att tänka på när du formar din projektorganisation:

• Tänk igenom vilka roller som behöver besättas och vilka personer som bör vara med i vilka skeden. Besättningen behöver inte rekryteras enbart på kompetens, utan du kan även ha strategiska skäl att inkludera vissa personer som kan fungera som ambassadörer eller ge tillgång till resurser som annars är svåra att nå. Exempel är fackligt förtroendevalda, inflytelserika seniorer eller experter vars välvilliga hjälp ni är beroende av. Fundera också över om du ska inkludera några högljudda kritiker. De får inte bli tongivande bromsklossar i projektgruppen, men ibland kan det vara bättre att ha dem innanför väggarna så att de tvingas ta ansvar än utanför där de enklare kan vara i opposition.

• Mötesstrukturen. Hur ofta ska ni träffas? Får många möten är lika illa som för få. Var också beredd att förändra mötesstrukturen i takt med att projektet går framåt.

• Beslutsstrukturen. Vem bestämmer om vad?

• Vilka mandat ska organisationen ha? Vilka resurser får den? Vem har ansvar för vad? Vem rapporterar till vem om vad? Ha en idé om dessa frågor, men var försiktig så att du inte överbyråkratiserar ett jobb som i grunden bygger på deltagarnas eget engagemang och ansvarskänsla.

• Mål, delmål och deadlines. Försök att sätta upp mätbara mål och delmål. Syftet med dem ska vara att synliggöra att ni rör er framåt, vilket skapar motivation.

• När lägger vi ner och avbryter försöket? Detta är en viktig fråga att lyfta och skapa medvetenhet om redan från början.

• Vad ska deltagarna i projektorganisationen sluta göra av sitt ordinarie arbetet medan de deltar i projektgruppen? Våga vara tydlig med vad du prioriterar ner under den tid då du prioriterar upp innovationsarbetet.