Aktivitet 3: Håll ett informationsmöte

Ett informationsmöte får gärna vara första tillfället då alla berörda i organisationen får höra samtidigt om den innovation du tänker dig att testa och införa. Poängen med detta är att alla får nyheten samtidigt, vilket dämpar eventuell ryktesspridning.

• Gör klart skillnaden mellan ett informationsmöte och ett diskussionsmöte. Ett informationsmöte domineras av envägskommunikation där du eller någon du har utsett får tala till punkt i lugn och ro. Enstaka frågor kan släppas fram och du kan gärna fråga om det behövs några förtydliganden, men låt inte diskussionerna ta över. Många av åhörarna behöver få hela bilden för att sedan kunna gå hem och smälta informationen innan de vet vad de vill fråga. Om de mest utåtriktade eller impulsiva frågeställarna får styra och sätta tonen direkt kan det hända att du tappar din struktur och inte når fram med fram all viktig information.

• Var tydlig med hur den fortsatta processen kommer att se ut. Poängtera att det kommer att finnas gott om tid för alla att bli hörda och få diskutera den tänkta förändringen i botten. Klargör vilken sorts öppenhet och diskussion du vill ha, vilket inflytande medarbetarna kan förvänta sig och vem som kommer att fatta vilka beslut. Skissa också upp en grov tidplan och viktiga hållpunkter i processen.

• Se till att det finns mer skriftlig information att ta del av redan när deltagarna lämnar informationsmötet.

• Gå inte för djupt in på detaljerna vid första informationsmötet. Alla brukar inte vara intresserade av samma detaljer, vilket gör att några kan tappa intresset om utläggningarna blir för långa. Hänvisa i stället till olika skriftliga källor och var de finns tillgängliga.

• Följ din plan och håll tiden! Låt inte det första mötet ta mer än en timme. Mer information än vad som ryms under den tiden är ändå svårt att ta in, sortera och minnas. Motstå impulsen att öppna upp för mer ingående diskussioner även om första mötet skulle kännas kort när du har pratat färdigt.

• Skapa gärna någon annan form av interaktion i mötesrummet som inte är regelrätt diskussion. Ett exempel är att låta deltagarna ge någon form av kvitto på vad de har hört via det digitala verktyget Mentimeter. Ställ i så fall få och allmänt hållna frågor bara för att få en ögonblicksbild av i vilken grad deltagarna känner sig t ex informerade, förvirrade, nyfikna, skeptiska eller engagerade. Du kan även samla in synpunkter kring vad deltagarna önskar sig tydligare information om. (Läs mer om Mentimeter i verktyget Rösta med mobilen.) Ett annat sätt att skapa interaktion är att dela in deltagarna i samtalsgrupper inför det kommande arbetet.

• Se till att alla i rummet vet vad som händer härnäst i processen när de lämnar rummet.